De Landelijke Vereniging Natuurgeneeskundig Therapeuten (hierna: de LVNT) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
De LVNT houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij in ieder geval:
· persoonsgegevens alleen verwerken voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden;
· niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is voor die doeleinden;
· uw toestemming vragen wanneer toestemming de grondslag voor de verwerking is;
· passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen;
· persoonsgegevens alleen delen met andere partijen wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
· uw privacyrechten respecteren en u informeren over de wijze waarop u deze rechten kunt uitoefenen.
Verwerkingsverantwoordelijke
De LVNT is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring worden beschreven. Vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u richten aan de LVNT via de contactgegevens onderaan deze verklaring.
Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers
Persoonsgegevens van leveranciers worden door de LVNT verwerkt voor de volgende doeleinden:
· administratieve doeleinden;
· communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
· het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten.
De grondslagen voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van een overeenkomst of opdracht en, waar van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen.
Voor deze doeleinden kan de LVNT onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
· voornaam, tussenvoegsel en achternaam;
· zakelijk telefoonnummer en e-mailadres;
· aanspreekvorm;
· adres- en factuurgegevens;
· IBAN en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor betaling en administratie.
Deze persoonsgegevens worden gedurende de looptijd van de overeenkomst bewaard en daarna alleen zolang dit noodzakelijk is. Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard.
Contact en websitebezoek
Wanneer u contact met de LVNT opneemt, bijvoorbeeld per e-mail, telefoon of via een formulier op de website, kunnen wij uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht verwerken om uw vraag te beantwoorden en onze dienstverlening uit te voeren. De grondslag is, afhankelijk van de situatie, de uitvoering van een overeenkomst, het nemen van precontractuele maatregelen of het gerechtvaardigde belang van de LVNT om vragen en verzoeken zorgvuldig af te handelen.
Bij bezoek aan de website kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser- en apparaatkenmerken, datum en tijd en technische loggegevens. Deze gegevens worden gebruikt voor de technische werking en beveiliging van de website en voor het voorkomen van misbruik. Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden alleen gebruikt nadat daarvoor toestemming is verkregen, voor zover die toestemming volgens de wet vereist is.
Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan bijeenkomsten en evenementen
De LVNT organiseert bijeenkomsten, scholingen, congressen, webinars en andere evenementen waaraan zowel leden als externe deelnemers kunnen deelnemen. Voor de organisatie en uitvoering daarvan kan de LVNT persoonsgegevens van deelnemers verwerken.
Wij verwerken deze gegevens voor:
· het registreren en administreren van de aanmelding;
· communicatie over de bijeenkomst of het evenement;
· het verzorgen van toegang, deelname en eventuele deelnemers- of presentiebewijzen;
· het verwerken van betalingen en de financiële administratie;
· het beantwoorden van vragen rondom de deelname.
De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst die door de aanmelding tot stand komt en, voor zover van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
De LVNT kan hiervoor onder meer uw naam, adres- en contactgegevens, organisatie of functie, factuurgegevens en gegevens over uw deelname verwerken. Wanneer voor een evenement dieet-, toegankelijkheids- of andere bijzondere wensen worden gevraagd en daarbij bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit alleen voor zover noodzakelijk en, waar vereist, met uw uitdrukkelijke toestemming.
Persoonsgegevens die uitsluitend nodig zijn voor de organisatie van het evenement worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Na afronding van het evenement worden deze verwijderd zodra zij niet meer nodig zijn. Gegevens die onderdeel vormen van de financiële administratie worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.
Wanneer de LVNT een deelnemerslijst met andere deelnemers wil delen, worden persoonsgegevens alleen op deze lijst opgenomen wanneer de deelnemer daarmee heeft ingestemd.
Persoonsgegevens die voor een evenement zijn verstrekt, worden niet automatisch gebruikt voor het toezenden van nieuwsbrieven of andere communicatie die losstaat van het evenement. Wanneer daarvoor toestemming nodig is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.
Wanneer tijdens een evenement foto- of video-opnamen worden gemaakt, informeert de LVNT de deelnemers hierover. Voor het maken en publiceren van gerichte portretopnamen voor publicitaire doeleinden wordt waar nodig afzonderlijk toestemming gevraagd.
Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door de LVNT verwerkt voor de volgende doeleinden:
· leden- en financiële administratie;
· communicatie via de nieuwsbrief;
· communicatie van bestuur, commissies en secretariaat met de leden;
· vermelding op de website van de LVNT onder 'therapeuten', voor zover dit bij de betreffende lidmaatschapsstatus hoort;
· uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst, waaronder de registratie van opleidings-, licentie- en praktijkgegevens;
· het, voor zover noodzakelijk, verstrekken van gegevens aan onder meer RBCZ, SCAG, zorgverzekeraars en andere partijen die betrokken zijn bij registratie, kwaliteit, klachten- en geschillenafhandeling of verzekeringen.
De belangrijkste grondslag is de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en de maatregelen die voorafgaan aan het sluiten daarvan. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap en waarvoor toestemming vereist is, vraagt de LVNT vooraf toestemming.
Afhankelijk van de lidmaatschapsstatus en het doel kan de LVNT onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
· naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en aanspreekvorm;
· geboortedatum;
· IBAN, voor zover noodzakelijk voor contributie of andere betalingen;
· lidmaatschaps-, licentie- en praktijkgegevens;
· gegevens over gevolgde opleidingen, bij- en nascholing, accreditaties en andere kwaliteitsvereisten;
· AGB-code(s) en andere relevante registratienummers;
· de datum en status van de controle van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), voor zover een VOG voor de betreffende status of functie vereist is.
De LVNT bewaart de VOG zelf in beginsel niet. Na controle wordt uitsluitend vastgelegd dat de VOG is gecontroleerd en, voor zover noodzakelijk, op welke datum. Een papieren VOG wordt na controle teruggegeven en een ontvangen digitale VOG wordt verwijderd, tenzij er in een uitzonderlijk geval een aantoonbare noodzaak en geldige grondslag bestaat om deze langer te bewaren.
Een identiteitsbewijs wordt bij leden uitsluitend gebruikt wanneer verificatie van de identiteit noodzakelijk is. De LVNT bewaart in beginsel geen kopie van het identiteitsbewijs. Indien een kopie tijdelijk wordt ontvangen voor verificatie, worden niet-noodzakelijke gegevens, waaronder het BSN en de pasfoto, afgeschermd voor zover de wet dit toestaat, en wordt de kopie na de verificatie verwijderd.
Ledenadministratie wordt gedurende het lidmaatschap bewaard. Na beëindiging van het lidmaatschap worden gegevens in beginsel binnen 6 maanden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een lopende klacht- of geschilprocedure, de vaststelling of verdediging van rechtsvorderingen of een andere aantoonbare noodzaak. Financiële administratie wordt in beginsel 7 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers
Het bestuur en de commissies van de LVNT bestaan voor een belangrijk deel uit vrijwilligers. Vrijwilligers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden verwerkt voor de organisatie en uitvoering van de vrijwilligerstaak, onderlinge communicatie, toegang tot noodzakelijke systemen, het uitbetalen van onkosten of vergoedingen en het voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen.
De grondslag is, afhankelijk van de situatie, de uitvoering van afspraken over het vrijwilligerswerk, het gerechtvaardigde belang van de LVNT om haar vereniging te organiseren en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.
De LVNT kan hiervoor onder meer naam, contactgegevens, functie of commissie, noodzakelijke toegangs- en autorisatiegegevens en, bij vergoedingen, IBAN en financiële gegevens verwerken. Een kopie van een identiteitsbewijs en het BSN worden bij vrijwilligers niet standaard verwerkt. Dit gebeurt alleen wanneer daarvoor een specifieke wettelijke verplichting bestaat.
De persoonsgegevens worden gedurende de periode van het vrijwilligerswerk bewaard en daarna in beginsel maximaal 6 maanden, tenzij een langere termijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers in loondienst
Persoonsgegevens van medewerkers in loondienst worden verwerkt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de salaris- en personeelsadministratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen als werkgever.
De grondslagen zijn de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichtingen op onder meer het gebied van loonheffingen, sociale zekerheid en identificatie.
De LVNT kan hiervoor onder meer naam, adres, woonplaats, contactgegevens, geboortedatum, salaris- en bankgegevens, BSN en een kopie van het wettelijk toegestane identiteitsbewijs verwerken. Voor werknemers is de LVNT als werkgever wettelijk verplicht de identiteit vast te stellen en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren.
Personeelsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Gegevens die onderdeel zijn van de loon- en fiscale administratie worden volgens de wettelijke bewaartermijnen bewaard. Kopieën van identiteitsbewijzen en bepaalde loonheffingsgegevens worden ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaard, voor zover de fiscale wetgeving dit voorschrijft.
Verwerking van persoonsgegevens van zelfstandigen en opdrachtnemers
Persoonsgegevens van zelfstandigen en andere opdrachtnemers worden verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst van opdracht, communicatie over de werkzaamheden, facturering en betaling en het voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.
De grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst van opdracht en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.
De LVNT kan hiervoor onder meer naam en bedrijfsnaam, adres- en contactgegevens, KvK- en btw-gegevens, IBAN en overige factuur- en administratieve gegevens verwerken. Een kopie van een identiteitsbewijs of het BSN wordt niet standaard gevraagd of bewaard, tenzij daarvoor in de concrete situatie een wettelijke verplichting bestaat.
Deze gegevens worden gedurende de opdracht bewaard en daarna niet langer dan noodzakelijk. Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard.
Verstrekking aan derden
De LVNT verstrekt persoonsgegevens alleen aan andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de hiervoor beschreven doeleinden en daarvoor een geldige grondslag bestaat, of wanneer de LVNT wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
Afhankelijk van de verwerking kunnen persoonsgegevens onder meer worden verstrekt aan of verwerkt door de volgende categorieën partijen:
· verzekeraars in verband met bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen;
· zorgverzekeraars, voor zover verstrekking noodzakelijk en rechtmatig is;
· RBCZ en SCAG, voor zover dit samenhangt met registratie, kwaliteit, klachten- en geschillenafhandeling;
· een administratiekantoor, accountant, salarisverwerker of andere financiële dienstverlener;
· ICT-, hosting-, database- en websiteleveranciers;
· e-mail- en nieuwsbriefdienstverleners;
· overheidsinstanties, toezichthouders, politie, justitie of andere bevoegde instanties wanneer de LVNT wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de LVNT verwerkt, sluit de LVNT voor zover de AVG dit vereist een verwerkersovereenkomst. Sommige ontvangers verwerken persoonsgegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid. In dat geval is geen verwerkersovereenkomst vereist, maar moet voor de verstrekking wel een geldige grondslag bestaan.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
De LVNT streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de EER, gebeurt dit alleen wanneer de AVG dit toestaat, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of met passende waarborgen zoals door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Waar nodig worden aanvullende maatregelen getroffen.
Bewaartermijnen
De LVNT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere aantoonbare noodzaak een langere bewaartermijn vereist. De concrete bewaartermijnen zijn hierboven per categorie beschreven. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of, waar passend, geanonimiseerd.
Beveiliging
De LVNT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking en andere beveiligingsrisico’s. Daarbij worden, afhankelijk van de aard van de verwerking en het risico, onder meer de volgende maatregelen toegepast:
· personen die namens de LVNT persoonsgegevens verwerken, zijn gehouden aan geheimhouding;
· toegang tot systemen en gegevens wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben;
· passende toegangsbeveiliging wordt toegepast op systemen en accounts;
· persoonsgegevens worden waar passend gepseudonimiseerd of versleuteld;
· back-ups worden gemaakt om gegevens na technische of fysieke incidenten te kunnen herstellen;
· beveiligingsmaatregelen worden periodiek beoordeeld en waar nodig aangepast;
· vrijwilligers en medewerkers worden geïnformeerd over zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Uw privacyrechten
U heeft, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, recht op inzage in uw persoonsgegevens, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.
U kunt een verzoek over uw privacyrechten indienen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. De LVNT kan aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit te controleren. Daarbij vragen wij niet meer gegevens dan voor die verificatie nodig zijn.
Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op zodat wij de klacht kunnen beoordelen en waar mogelijk oplossen. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen van deze Privacyverklaring
De LVNT kan deze Privacyverklaring aanpassen wanneer wet- en regelgeving, onze werkwijze of de verwerking van persoonsgegevens verandert. De meest actuele versie wordt op de website van de LVNT gepubliceerd.
Vragen en contactgegevens
Heeft u vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of over de wijze waarop de LVNT persoonsgegevens verwerkt, neem dan contact met ons op.
Landelijke Vereniging Natuurgeneeskundig Therapeuten (LVNT)
Liendertseweg 112-2
3815 BJ Amersfoort
E-mail: info@lvnt.